BAB 1
OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Definisi
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor
merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan
orang – orang didalam dan diluar perusahaan.
2. Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :
1. Meminimalkan
pengeluaran pada biaya
2. Pemecahan
masalah kelompok
3. Pelengkap
bukan pengganti
4. Penggabungan
dan penerapan teknologi
5. Memperbarui
proses pelaksaan pekerjaan di kantor
6. Meningkatkan
produktivitas dan efektivitas pekerjaan
7. Peningkatan
komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baikdan lebih cepat.
3. Manfaat
Otomatisasi Kantor
Manfaat yang dapat
diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran,
diantaranya :
1. Otomatisasi
perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan,
dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat
meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan
mampu berkompetensi lebih baik.
3. Pemevahan
masalah kelompok/tim
4. Sebagai
pelengkap bukan pengganti
5. Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis
4.
Pengguna otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor
digunakan oleh semua orang yag bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4
kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :
1. Manager
2. Professional
3. Sekretaris
4. Clerical
Employee (pegawai administratif)
5. Macam
– Macam Sistem Otomatisasi Kantor
Sistem otomatisasi kantor
memiliki beberapa macam jenis yang dapat diuraikan sebagi berikut :
1. Sistem
Komunikasi Elektronik merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi – organisasi.
2. Sistem
Kolaborasi Elektronik merupakan suatu sistem yang tidak hanya pertukaran
komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut
digunakan untuk bekerja sama.
3. Sistem
Publikasi dan Pengolahan Image Elektronik merupakan sebuah sistem dimana
penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen cetak.
4. Sistem
Pengolahan Kantor merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang – orang
di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas – aktivitas kerja mereka.
5. Sistem
Elektronik Formal merupakan sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem
prosedur tertulis.
6. Sitem
Elektronik Informal merupakan sitem yang tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis.
6. Aplikasi
Otomatisasi Perkantoran
a. Word
processing
b. Electronic
mail
c. Voice
mail
d. Electronic
Calendaring
e. Audio
Conferencing
f.
Video Conferencing
g. Computer
Conferencing
h. Facsimile
Transmission
i.
Video text
j.
Image Storage and
Retrieval
k. Desktop
publishing
l.
Spread Sheet
7. Faktor
– faktor yang Memengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
Faktor – faktor yang
dapat memperngaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan
sebagai berikut :
a. Jenis
Organisasi
b. Pilihan
pribadi
c. Sumber
daya OA yang tersedia
8. Dampak
Otomatisasi Perkantoran
Adapun beberapa dampak
dari otomatisasi perkantoran sebagai berikut :
a. Dampak
terhadap Pekerja dan Pekerjaan
1.
Angkatan
Kerja Wanita
2.
Pekerja
Profesional dan Teknis
3.
Manajer
dan Administrator
4.
Pegawai
Administrasi
b.
Dampak
terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
c.
Dampak
terhadap Manajemen Menengah
d.
Dampak
terhadap Operasi Perusahaan.
Komentar
Posting Komentar